le-digital

Conakry le 24 mars 2020,

Rapport synthèse sur les enjeux de la transformation digitale TRANSFORMATION DIGITALE D’ENTREPRISE (ENTERPRISE DIGITALE, l’Administration étant le Noyau)

La transformation digitale désigne le processus qui consiste, pour une entreprise ou une administration, à pleinement intégrer les technologies digitales dans l’ensemble de ses activités afin d’améliorer ses performances, gagner en efficacité et améliorer sa rentabilité à long terme.

LES AVANTAGES SONT ENTRE AUTRE/ La transformation digitale de l’entreprise permet de :

• Définir clairement la vision et les objectifs de digitalisation ;
• S’assurer de l’alignement entre les métiers et la technologie ;
• Donner à l’entreprise ou l’administration une image moderne et accroître sa notoriété ;
• Accroître l’efficacité opérationnelle par l’automatisation de certaines activités.

LES LIVRABLES SONT EN GENERAL

• Des ateliers et séminaires de transformation digitale ;
• Un rapport d’analyse de l’alignement entre les métiers et la technologie ;
• Rapport d’analyse de la réingénierie des processus par le digital ;
• Une stratégie de digitalisation ;
• Un catalogue de services innovants et digitalisés ;
• Un accompagnement dans l’implémentation des outils collaboratifs ;
• Un accompagnement dans la mise en œuvre de la stratégie et du SI digitalisé.

Le Secteur public et la révolution numérique

La transformation digitale du secteur public, après avoir prioritairement visé les citoyens et les usagers, doit relever le défi d’une implantation durable au sein de l’administration, pour moderniser les méthodes de travail et conforter l’efficacité de l’action publique.

Dans une telle optique, la fonction publique peut par exemple revoir son approche de réforme et de modernisation de l’administration publique par la disruption digitale. Une telle évolution ne se fera pas uniquement au bénéfice de l’usage et du citoyen, elle permettra également un renouvellement notable de l’intérêt, du sens, de l’environnement de travail de ceux qui en sont l’ossature, les agents publics. Dotés d’outils à la hauteur de leur mission d’intérêt général, recentrés sur des interventions plus qualitatives et stratégiques par une automatisation accrue. Pour la fonction publique, l’opportunité d’un renouvellement significatif de son efficacité permettre une bonne maîtrise des effectifs de leur carrière et de la bonne gestion de salaires et accessoires.

À la condition de répondre aux enjeux posés qui lui sont propres, et qui réclament à la fois un pilotage d’ensemble des transformations qui vont l’affecter et une attention particulière à l’évolution des métiers et des compétences des agents.

Enfin, à l’heure d’une défiance qui s’accentue entre les citoyens et le corps politique, il nous semble indispensable que l’univers de la « disruption » (les startups) et celui de la « régulation » (la puissance publique) se fécondent mutuellement, s’enrichissent de leurs expériences et participent à l’éclosion d’une nouvelle manière de concevoir, de conduire et d’évaluer les politiques publiques.

L’activité majeure qui contribue à la transformation digitale dans notre la fonction publique est la dématérialisation des documents et de certains processus à travers le déploiement des modules de gestion du courrier, d’aide à la décision et la gestion grandes fonctionnalités de la RH, cette dernière s’inscrit dans la révolution numérique qu’est en train de vivre le secteur public.

Les Défis

Les défis qui rendent la gestion et la transformation des digitales des établissements publics sont :

• En premier lieu, le peu de délais dont disposent les équipes techniques pour mettre en œuvre les évolutions décidées, sachant que les majorités politiques changent régulièrement et qu’il faut penser ces innovations sur le plan de la continuité.
• Une autre problématique, c’est bien entendu les contraintes budgétaires qui ne cessent de demander un niveau d’efficience toujours plus important, pour des investissements contrôlés.
• Une troisième problématique est celui du besoin de sécurisation des échanges de données, dans un monde où les supports de communication sont de plus en plus hétérogènes et interconnectés, et où la cybercriminalité et les risques de fraude augmentent.

Les leviers pour faciliter la transformation numérique On distingue plusieurs leviers permettant d’envisager l’accélération de la transformation numérique au sein des établissements publics :

1. 1. la réduction du nombre d’acteurs et du processus de décision politique inhérent à la gouvernance de l’établissement ;
   2. la possibilité de fédérer ou de mutualiser des systèmes d’information entre plusieurs établissements, afin d’optimiser les processus et les coûts ;

• le développement des compétences techniques des agents en matière d’urbanisation du système d’information, de management de la production informatique, de mise en œuvre des nouvelles technologies ;
• Le renforcement des équipes liées aux procédures d’achat, dans le but d’augmenter la réactivité ;
• la mise en place systématique de mesure de la valeur des programmes de transformation numérique, permettant de justifier les investissements réalisés et de communiquer sur les bénéfices attendus et obtenus

La transformation numérique, c’est maintenant !

Ce n’est plus une surprise pour personne : le monde vit une révolution numérique. Il serait donc dommage de voir toutes les entreprises se mettre en marche vers ce mouvement, en laissant sur la touche les acteurs du secteur public Guinéen. Mais pour vivre cette révolution encore faut-il être prêt à la faire. Les enjeux pour la réussite de cette révolution sont triples

Il me semble que l’un des enjeux importants des prochaines années est de réfléchir à un plan d’actions durable en tenant compte des besoins des usagers et non pas des idées venues de très hauts.

Il sera également nécessaire de définir les moyens que l’État est prêt à mettre à disposition pour suivre ce plan d’actions : des moyens financiers mais également techniques. Ces derniers réfèrent à un problème qui est souvent rencontré dans le secteur public : Les initiatives se multiplient …

Les recommandations pour permettre aux citoyens d’avoir un accès à l’ensemble des services publics via une plateforme unique (prise de rendez-vous, formulaires disponibles en ligne, télépaiements…) afin de simplifier la relation avec l’administration sont.

• Renforcer les actions de l’administrateur général des données par la constitution d’un réseau de responsables de la donnée au sein des ministères ;
• Réaliser le répertoire des bases de données des administrations couvertes par un secret protégé par la loi, objectiver les contraintes juridiques pouvant en restreindre la diffusion aux administrations et définir un mode opératoire de leur usage à destination de ces administrations ;
• Faire à terme du futur portail service-public.gv.gn le mode d’accès unique aux démarches administratives et à leurs informations ;
• Multiplier les points d’accès aux services publics numériques (bureaux de poste, bibliothèques, etc.) en accès libre, équipés notamment d’imprimantes, avec un personnel d’accompagnement et le cas échéant des volontaires du service civique formés

 

Recommandations issues du rapport « Relations aux usagers et modernisation de l’État : vers une généralisation des services publics numériques »

Pour exemple : Ériger le Programme de réforme et de modernisation de l’Administration en une structuration interministérielle encrée au plus haut niveau de l’État, dont la direction technique aurait toute la compétence technique pour mettre en place des systèmes d’information centralisés fiables et sécurisés avec des systèmes d’identification et d’authentification en ligne pour accéder à des services mis en ligne : GuinéeConnect.               

Conclusion 

L’Etat et ses administrations ont trop à gagner (ou à perdre) pour passer à côté de la révolution numérique que le monde vit actuellement. Mais, bien que des initiatives soient mises en place et que de grands projets numériques voient le jour, il est important et nécessaire que l’État pose les principes de cette révolution et transforme en profondeur ses habitudes pour assurer la réussite de ces projets auprès de l’ensemble des acteurs du secteur public.

La transformation digitale des entreprises s’est amorcée il y a quelques années avec la généralisation des usages numériques et l’informatisation de tous les processus de gestion, jusqu’au processus métiers. Elle représente ainsi aujourd’hui un levier de compétitivité, de productivité et d’innovation. Mais face à cet enjeu, les gouvernements, les administrations, les agences publiques et les collectivités locales ne sont pas en reste. Outre l’amélioration de la qualité de service rendu aux usagers, la modernisation du secteur public représente un enjeu de performance et d’économies. Le système d’information au cœur de l’innovation

Si la transformation du système d’information des établissements publics est si vitale, c’est bien parce qu’il s’agit d’un vecteur indispensable à la performance de leurs actions :

• parce que les volumes de données traitées par les établissements publics sont considérables,
• parce que leur système d’information se doit d’être agile le plus possible afin de répondre aux évolutions réglementaires multiples et fréquentes,
• parce que les établissements doivent pouvoir interagir en coordination avec l’ensemble des partenaires du secteur public,
• parce qu’un certain nombre de systèmes d’information existant sont déjà obsolescents ou en cours d’obsolescence,
• parce que la nature des données gérées impose des exigences de sécurité et une fiabilité sans faille.

Toutes ces raisons font qu’aujourd’hui le système d’information des établissements publics est au cœur de l’innovation et des investissements, ce qui se traduit par la mise en œuvre de grands projets de dématérialisation, d’interconnexion entre établissements et de remplacement de logiciels et de solutions de gestion. La transformation numérique : en interne et en externe

Cependant, il peut être difficile pour l’établissement de procéder à cette transformation par ses propres moyens. La nécessité de souplesse, de réactivité et de respect des délais doit permettre au secteur public d’envisager de recourir si nécessaire à des prestations de services externes.

Ce besoin peut se manifester dans le cas notamment ou ces compétences sont manquantes au sein de l’établissement, ou la capacité de production des équipes doit être renforcée momentanément, pour apporter de la souplesse (horaires, charges) ou encore pour effectuer un transfert de compétences.

Les établissements publics sont aujourd’hui sensibilisés à la problématique de la transformation digitale, parce que le système d’information est désormais vecteur de la performance, qu’il permet aux établissements de procurer un service plus adapté à leurs usagers, qu’il se doit d’être réactif et de s’adapter à toutes les évolutions réglementaires. Enfin parce qu’il se doit d’être parfaitement sécurisé, il est désormais considéré comme un vecteur de la performance et non plus comme un simple centre de coût.

Ils ont également, la lourde tâche de faciliter l’accélération de la transformation numérique, simplifier les processus, travailler à la mutualisation des ressources, ou encore, optimiser les compétences. Le recours à des prestataires ne devra pas être écarté, lorsque les besoins et les circonstances l’exigent, mais il devra être encadré dans une problématique de continuité de service et de respect des budgets.

Le conseiller-en NTIC –BAH Alpha